【クレジットの月別明細もOK!】領収書のもらい方・保存方法

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事業を始めたらどんなものでもいちいち領収書をもらわないといけないの?

数十円のコピー代や数百円のコーヒー代など細々したものも多い中、レシートや領収書、すべてもらって保管していますか?事業を始めたばかりの時は何をもらって何を保存するのかもわからず「あのレシート捨てちゃった…」なんてこともありますよね。

この記事では1年目の個人事業主やマイクロ法人オーナーに向けて、領収書やレシートのもらい方、保存方法について解説します。

この記事を読んでわかること

  • 経費にしたいものの領収書はすべて必要なの?
  • 領収書がいいの?レシートがいいの?
  • クレジットカードの月別明細だけでも大丈夫?
  • 領収書はどこに保存しておけばいいの?
  • 電子帳簿保存法に対応させるにはどうすればいい?

では始めましょう♪

【クレジットの月別明細もOK!】領収書のもらい方・保存方法

なんのために領収書は必要なの?

領収書に請求書にレシートやカード明細など…そもそもこれらは何のために必要なのか?これを理解しておくと、何をもらいどうやって保管すべきなのかがとてもわかりやすくなります。

領収書などを貰う目的

  1. 売上を証明する
  2. 経費を証明する
  3. 消費税を証明する

まず1と2については所得税や法人税に関わるものです。

所得税を決めるにあたり課税所得を算出します。

課税所得 = 売上 – 経費 – 控除

ここで経費に計上したものなどが「間違っていないよ、確かに存在した取引だよ」という証明のため領収書や請求書が必要になります。法人の場合は所得税ではなく法人税ですが考え方は同じです。

3の消費税の証明は課税事業者のみ行います。

収める消費税 = 受けった消費税 – 支払った消費税

このように「自分が支払った消費税」を計上することで収める消費税を減らすことができます。これを仕入税額控除といいます。「この取引に対していくらの消費税を支払ったよ、受けとったよ」と消費税を証明するものとして領収書や請求書が必要になります。免税事業者はそもそも消費税を納めなくていいので消費税の証明は必要ありません。

領収書などは「所得税(法人税)」と「消費税」を出すために必要な証明書になる!

領収書以外の証明になるもの

具体的に証明になるものとしてはこんなものがあります。

  • レシート
  • 領収書
  • クレジットカードや電子マネーの個別明細(レシートと一緒に渡されるもの)
  • クレジットカードや電子マネーの月別明細(カード会社から発行されるもの)
  • AmazonなどECサイトで購入したものの領収書や請求書
  • メールに添付された領収書や請求書
  • 郵送された領収書や請求書

問題はこれらのどれをもらうべきなのか、もらわなくてもいいのか、どうやって保存するのかということです。カフェ代、コピー代など数十円、数百円の細々したものも多い中で全部の領収書が必要なのか。次の章で詳しく見ていきましょう。

所得税の証明のための領収書のもらい方

実は所得税に関しては領収書やレシートの保存要件の法的な決まりはありません。確定申告でも領収書は提出する必要はないので、あくまで自己申告のみになります。

ではなぜみんな領収書やレシートをとっておくのでしょうか。それは税務調査が入った時に「これは確かに存在する取引です!」と証明するためです。個人事業主やマイクロ法人が税務調査に入られる可能性は限りな〜く低いですが、もしもがあった時にきちんと対応できるようにしておく必要があります。

決まりがないので常識的に取引があったことを証明できれば何でもいいということになります。収集が一番楽になるのは

  • カードや電子マネー決済はカード会社から発行される月別明細
  • 現金支払はレシート

事業決済はすべてカード決済にしておけば月別明細だけでいいのでこれが一番収集・保管が楽です。カードの月別明細はカード会社のサイトからいつでも取得できますし、数ヶ月から数年前のものまで取得できます。コピー代、印紙代など現金でしか払えないものはレシートをもらっておきます。

現金支払でレシートを無くした

ここで起こりうる問題がレシートの紛失です。現金の場合はレシートをもらい損ねた時や無くした場合は再発行が難しいですよね。またそもそもレシートが出ないこともあります。

  • 自動販売機の缶ジュース代
  • 事業関係者の冠婚葬祭費
  • 事業関係者との飲み会が割り勘になった

そんな時は出金伝票に取引内容を記載しておくことで代替できます。

こんな出金伝票を見たことある人も多いと思いますが、こちらに取引内容を記載しておくことでレシート代わりになります。とはいえさすがにこのような手書き伝票は管理が面倒ですし、書きたくないですよね。実際はExcel等で電子的に記録を残しておくのが一般的のようです。

  1. 支払いをした日付
  2. 支払いをした相手の名称
  3. 支払った金額
  4. 支払いの目的や品物・サービスの内容

が確認できれば大丈夫です。ネット上にExcelの出金伝票のテンプレートが多数ありますし自作してもいいでしょう。

さて、これらを踏まえた上で所得税(法人税)のための領収書のもらい方はこちら。

所得税のための領収書のもらい方

  • カードや電子マネーは決済会社から発行される月別明細
  • 現金支払いの場合はレシート
  • レシートを紛失・発行されない場合は出金伝票を切る

消費税の証明のための領収書のもらい方

一方で消費税に関しては証明となるものの書類の決まり事があります。

仕入税額控除の適用を受けるためには、法定事項が記載された帳簿及び請求書等の保存が要件とされています。

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6497.htm

これによると仕入税額控除を受けるための要件として

  • 日付
  • 内容
  • 金額
  • 相手先の氏名
  • 支払者の氏名

が記載された書類が必要になります。「支払者の氏名」は通常レシートには記載されていないので、領収書の宛名に相当するような項目が必要になります。

また領収書などの証明書は「支払った先が発行したもの」であることが要件となっているためクレジットカードなどの月別明細は利用できなくなります。取引先のお店が発行したものではないためです。

例外

このように消費税の証明は所得税の証明よりも厳しく定められていますが、例外があります。

【例外】

  • 3万円未満の取引は領収書の保存は不要
  • 飲食、交通費系の場合、支払者の氏名がいらない

No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項

No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存

この例外があるため飲食や交通費系はレシートで十分で、いちいち領収書を発行し宛名を書いてもらう必要がなくなります。また個人事業主やマイクロ法人であれば3万円以上の取引はそう多くはないはずなのでかなり領収書管理が楽になります。

3万円以上する消耗品や固定資産(パソコンや机、椅子など)はこの例外に当てはまらないためきちんとお店が発行した宛名入りの領収書をもらい保管しておく必要があるので注意しましょう。

さて、この例外も加味するとこのように消費税のための領収書のもらい方はこのようにするといいでしょう。

消費税証明のための領収書等のもらい方

  • 店舗取引はレシートを貰う
  • 3万円以上する消耗品や固定資産は自分の会社や名前記載された領収書を貰う
  • オンライン取引はお店が発行した領収書や請求書をダウンロードする
  • どうしても領収書が発行されない取引に関しては都度調べて対応。カード明細や口座の引き落とし実績などが代替の証明になる場合も

*今後のインボイス制度で変わる可能性もあります

結局どうやって領収書をもらうのが正解?

基本的に売上が1,000万円以下であれば「免税事業者」なので消費税を考慮する必要はないですが、
今後のインボイス制度や課税事業者になることも見据えて、消費税の証明のもらい方を元に領収書などをもらっておくといいでしょう。

もちろん免税事業者で「面倒くさい」「カード支払いのときのレシートは捨てちゃった」という方は所得税の証明に合わせてカードの月別明細を使っても全く問題ないです。いずれ課税事業者になったときは領収書のもらい方に注意するようにしましょう。

免税事業者でも消費税の方のルールに合わせてもらうのがベスト

さて、ここまでで領収書等のもらい方については理解できたと思います。続いて受けとった領収書等の保管方法について見ていきましょう。

具体的な領収書等の保管方法

もらった領収書は電子帳簿保存法に則った形で保管しましょう。基本的に会計ソフトや関連サービス内に保存します。

会計ソフトには必ず領収書等をアップロードする場所があります。仕分けに紐づけたり、ファイル単体でアップロードできるようになっているはずです。またほとんどの会計ソフトは最新の電子帳簿保存法に対応した形で保管できるように常にアップデートしてくれているので、私たちはとくに法改正を気にすることなく利用し続けられます。

マネーフォワードかfreeeを利用しておけばOK

まだ会計ソフトを利用していない人、会計ソフトが電子帳簿保存法に対応していないので乗り換えたいという人はマネーフォワードかfreeeを利用しておけば間違いありません。どちらも2022年の電子帳簿保存法に対応しています。

無料の確定申告自動化ソフト マネーフォワード クラウド確定申告

マネーフォワード クラウドなら電子帳簿保存法に完全対応!
『マネーフォワード クラウド』は多くの企業のバックオフィス業務の効率化を支援してまいりました。
2022年1月の改正電子帳簿保存法施行にあわせ、みなさまに安心してご利用いただくため、改正電帳法の保存要件を満たした新機能を提供しています。

無料から使える会計ソフト「freee(フリー)」

電子帳簿保存法に対応する機能をfreee会計全プランでご利用いただけます(2022年1月17日リリース予定)。
電子帳簿保存法に対応するための追加料金は一切ございません。面倒な手続きも一切不要!freeeをご導入いただくだけで、すべての機能がご利用いただけます。

この2社はコスト面でも他の会計ソフトより圧倒的に安いですし、わかりやすいUIと豊富な機能で利用者がとても多いです。私の周りの個人事業主・法人もどちらかを使っていて、自信を持っておすすめできる会計ソフトです。こちらの記事でもこの2社の会計ソフトの比較をしているので参考にしてみてください。

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仕分けに紐づけ領収書をアップロードする

領収書等は経費や消費税の証明なので仕分けに必ず紐づきます。「この仕分けの領収書はこれ」「この仕分けはまだ領収書がアップロードされていない」ということがわかり管理が楽になるので仕分けに紐づけて領収書等を保存していきましょう。

ここでは具体的にマネーフォワードを使ったアップロード方法をご紹介します。マネーフォワードの場合はアプリとWebからアップロードできます。

  • アプリでレシートの写真を撮ってアップロード
  • アプリやWebからファイルをアップロード
アプリ

アプリでは仕分け画面で「画像を追加」を押すとカメラかアルバムを選べるので紙のレシートや領収書はその場で写メすると便利です。

 

Web

Webも仕分け画面の「証憑添付」をクリックするとファイルをアップロードできます。オンラインの請求書や領収書はWebからアップロードするほうが楽です。

仕分帳からファイルを確認することができ、どの仕分けに証憑があるかないかが一目でわかります。

仕分けに紐づかないものはクラウドのストレージに別途管理

中には完全に仕分けに紐づかない領収書などもあります。たとえばクレジットカードや電子マネーの月別明細など複数の取引が一緒になっているものです。この場合はクラウドのストレージに別途保管しましょう。

マネーフォワードの場合は「他サービス -> ストレージ」を選び

仕分けに紐づかないファイルをアップロードすることができます。

さて、ここまでマネーフォワードの例を出してきましたがもちろんfreeeでも同様の機能はあるので同じようにアップロードすることができます。



またマネーフォワードの会計ソフト利用者以外の方も無料で利用できる「クラウドBOX」というサービスもあり、こちらでも電子帳簿保存法に則って電子ファイルを保管することもできます。こちらの記事で詳しく解説しています。

マイクロ法人の領収書管理が無料!マネーフォワードクラウドBOX
マネーフォワードクラウドBOXは令和4年に改正される電子帳簿保存法の「電子取引」に対応した無料のクラウドストレージサービスです。個人事業主でも法人でもどちらでも利用でき、マネーフォワードユーザー以外でも無料で使えるということで注目を浴びています!

まとめ

この記事では個人事業主やマイクロ法人オーナーに向けて領収書等のもらい方・管理方法についてご紹介しました。この記事を読んで領収書管理の不安が少しでも減ったなら嬉しいです。

所得税のための証明と、消費税のための証明では法的な制限が全く異なることがわかり驚きました。私はカード決済のレシートなど捨ててしまったものが多いので月別明細が利用できるのは嬉しい限り。今後課税事業者になった時に困らないようにちゃんとレシートをもらう癖をつけておきたいと思っています…

クラウド会計ソフトについては2022年の電子帳簿保存法に向けてまだ機能がすべて出揃っていない感じはありますが、また便利なアップデートがあればご紹介したいと思います。

以上、お読みいただきありがとうございました!

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