マイクロ法人の領収書管理が無料！マネーフォワードクラウドBOX

個人事業主やマイクロ法人の領収書や請求書の管理はどうされていますか？

何をどこに保存したらいいのかわからない、あの領収書どこにやったっけ…?この保存方法であっているのか不安…という人も多いのではないでしょうか。そんなときに使いたいのがクラウドストレージサービス。タイムスタンプ付きで簡単に電子帳簿保存方に則った形で安心して書類を保管できます。

今回は実際に誰でも・無料で使えるマネーフォワードクラウドBOXというサービスを利用して領収書をアップロードしてみたので使い方・メリットデメリットをご紹介します。

この記事を読んでわかること

領主書や請求書保管のベストプラクティス
マネーフォワードクラウドBOXの使い方
マネーフォワードクラウドBOXのメリット・デメリット

では始めましょう♪

マイクロ法人の領収書管理が無料！マネーフォワードクラウドBOX
まとめ

マイクロ法人の領収書管理が無料！マネーフォワードクラウドBOX

電子取引とは？

マネーフォワードクラウドBOXが対応している「電子取引」とは何かについて確認していきましょう。

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２六）。
なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/01.htm#a001

とまあ…説明が難しくてわからないというのが正直なところですね。厳密な定義は国税庁のHPや税理士事務所のHPを見ていただくとして、身近な具体的な例を出すと

Amazonや楽天などECサイトを利用した商品の購入
メールに添付された領収書や請求書
クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ

などが「電子取引」です。電子取引の領主書や請求書は電子で作成されて電子で取得できるものです。逆に

カフェ代
備品などを実店舗で購入
現金で印紙や切手を購入
ポストに投函される電気代の利用明細

これらは電子取引ではありません。

このように紙で受け取った領収書をスキャナして保存すると電子帳簿保存法でいう「スキャナ保存」になりますが、マネーフォワードクラウドBOXはスキャナ保存には対応していません。スキャナ保存は電子取引よりも要件が厳しいので、無料で提供するのは難しいのでしょう…（推測）

ちなみにマネーフォワードクラウド会計を利用している方は付帯サービスのマネーフォワードクラウド経費でスキャナ保存が利用できます。基本プラン料金とは別に月額数百円の追加料金がかかるのと、ちょうど今（令和3年12月）法改正に向けて機能が拡充中みたいなのでサービス改正が整ったら記事にしたいと思います。

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電子取引の保管期間

電子か紙かに関わらず、帳簿関係の書類は保管しておく必要があります。法人や青色申告の個人事業主の場合は保管期間は７年間です。この間適切に、法律に則った形で領収書等を保管しておくシステムが必要で、電子取引に関してはマネーフォワードクラウドBOXが利用できます。

マネーフォワードクラウドBOXにアップロードできるもの

「電子取引」の領主書や請求書などが電子帳簿保存法の要件に合う形でアップロードできます。マネーフォワードのHPを見ると、具体的にアップロードできるものはこちら。

・アップロードしたファイルは削除できません。
・ファイル選択の項目以外は、入力必須ではありません。
・アップロードできるファイルのサイズは100MBまでです。
・アップロードできるファイルの拡張子に制限はありません。
・複数のファイルを一括でアップロードすることはできません。
・入力可能な文字数は以下のとおりです。
・取引先名：半角全角問わず100文字以内
・金額：19桁以内（-1000000000000000000 ～ 1000000000000000000）
https://biz.moneyforward.com/box/

100MBまでで拡張子に制限がないのでほとんどのファイルは問題なくアップロードできそうです。

アップロードしたものが削除できないので間違えないようにしたいところですが、税務調査が入った時に必要なファイルを検索して見せれようにしておけばいいので、多少間違ったファイルがあったところで問題はないでしょう。

実際に使ってみよう！

では実際にマネーフォワードクラウドBOXを利用してみましょう！

マネーフォワードクラウドBOXにアクセスします。

家計簿アプリマネーフォワードMeやマネーフォワードクラウド会計を利用中の方は「ログイン」、それ以外の方は「新規登録」からメールアドレスの登録をします。

ログイン後に事業者選択の画面が出る人もいると思います。マネーフォワードクラウドBOXは個人事業主やマイクロ法人など複数の事業者ごとに利用可能で、プルダウンで事業者を選択できます。

こちらがトップページです

検索フィルターとアップロードボタン、アップロード一覧だけのすごくシンプルなUIでわかりやすいですね。右上のプルダウンから事業者の切り替えができます。「書類種別」はまだ未実装のようでした。

では試しにAmazonで購入した商品の請求書をアップロードしていきます。Amazonは注文履歴から請求書や領収書がダウンロードできます。こちらは先日e-Tax申告のために購入したカードリーダーです。

注文履歴の右上「領収書等」から「請求書１」をクリックします。ちなみに請求書でも領収書でもどちらでも大丈夫です。

するとダウンロード画面に切り替わるのでパソコンに保存します。クラウドBOXはファイル名検索機能があるので、ファイル名はわかりやすく「カードリーダー.pdf」のようにしておきます。

さて、マネーフォワードクラウドBOXに戻ってダウンロードした請求書をアップロードしていきましょう。トップページから「アップロード」ボタンを押すとこのような画面が表示されます。

「ファイルを選択」から先ほどダウンロードした請求書を選択します。この時点で画像がプレビューされないのでちょっとわかりづらいですが、ファイル名が表示されます。続いて取引日、取引先名、金額を入力します。最後に「アップロード」を押して完了です。

アップロードが終わってトップ画面に戻ると、先ほどアップロードしたファイルが表示されています。

一覧からファイル名をクリックすると、このようにファイルと入力内容がプレビューされます。

取引情報についてはここで編集が可能で、アップロードした画像を再度ダウンロードすることも可能です。

以上がマネーフォワードクラウドBOXの基本的な使い方です。

使ってみた感想

とにかくシンプルで使いやすい、操作が少なくてわかりやすいですね。本当に保存機能に特化しているという感じです。その分小まわりは効かないですが、ユーザーがカスタムできるというより電子帳簿保存法に対応したストレージなのでこれで十分だと思います。税務調査が入ってもここに保存しておけば安心です。

私は仕分けに紐づく領収書はクラウド会計から、その他クレジットの明細一覧などはクラウドBOXからアップロードするというような使い方をしています。領収書の置き場所が定まって、仕分け帳から紐づく領収書がすぐ確認できて便利です。スキャナ保存はクラウド会計で対応できるようになるので電子帳簿保存法の心配もなくなります。